في نوفمبر/ تشرين الثاني 2019 عمل فريق من الباحثين من جامعات «يورك» و«يوتا» و«ستانفورد» مع قادة الأعمال من شركة «لوجيتيك» وخبراء الأداء في مؤسسة «ليمينال كوليكتيف» لمراجعة أكثر من 400 دراسة بحثية عن الاجتماعات. والهدف هو تحديد أفضل قواعد قائمة على الأدلة يمكن أن يتبعها القادة لجعل الاجتماعات أكثر فاعلية.
والقواعد التي توصلوا إليها لجعل الاجتماعات أفضل وسهلة الفهم ولكنها صعبة التطبيق، دعونا نلقي نظرة عليها:
جرّب أشياء جديدة
تصبح الاجتماعات مثمرة عندما تحدد سبب الاجتماع وما تريد تحقيقه. وبمجرد أن يكون لديك هدف لاجتماعك وبعض الأفكار حول كيفية تحقيقه، فأنت مستعد للتجربة. وعلى سبيل المثال، دعنا نفترض أنك تريد الاجتماع على انفراد مع الموظفين لتعزيز مشاركتهم في الفريق. وقامت شركة «سيسكو» بالفعل باختبار هذه الطريقة، وجدت أنها مفيدة جداً في إدارة هذه الاجتماعات. وتشير الأبحاث أيضاً إلى أن هذا النوع من التجارب هو مفتاح النجاح في كل اجتماع. وقبل أن تتمكن من إجراء تجربة، ستحتاج إلى فرضية.
حدد غرض الاجتماع
يقترح البحث تحديد غرض واضح لاجتماعاتك، والنتائج المتوقعة منه. وفي كثير من الأحيان عندما تبدأ في العمل مع مجموعة، قد تتضمن اللائحة اجتماعات مع الفريق واجتماعات فردية واجتماعات مع العملاء. ولكن هذه الأمور ليست محددة بما فيه الكفاية.
وقول أنك ستجتمع مع الفريق أو أحد العملاء، يخبرنا فقط عن الشخص الذي ستجتمع معه وليس الغرض من الاجتماع. ويتضمن غرض الاجتماع سبب عقده والنتائج المرجوة منه. وعلى سبيل المثال، بدلاً من قول سأعقد اجتماعاً مع فريق المشروع، قل سأعقد اجتماعاً لتحديث خطة المشروع وإزالة الحواجز.
استخدم التكنولوجيا
هنالك الكثير من تقنيات الاجتماعات، مثل المؤتمرات عبر الفيديو، والاقتراعات وتبادل الأفكار ومنصات إدارة الاجتماعات. وبالنظر إلى مقدار الوقت الذي يقضيه المهنيون في استخدام وسائل التكنولوجيا، فلا عجب أن تعلم أنه عندما يستخدم الناس تقنيات الاجتماعات الجيدة، فسيكونون أكثر انخراطاً وسيحصلون على نتائج أفضل.
تجنب الانجراف
حافظ على المسار الصحيح للمحادثات. وللقيام بذلك، عليك أولاً تحديد هذا المسار، ثم المحافظة عليه. يمكنك تبني بعض العادات البسيطة لتسهيل هذا الأمر، مثل محاولة إعادة سير الحديث إلى نطاقه عندما تشعر بأن المجتمعين أسهبوا في الحديث عن نقطة معينة.
