بدأت الجهات الاتحادية في الدولة، تنظيم ورش وجلسات عصف ذهني، ومجالس للمتعاملين، بهدف الاستماع إلى صوت المتعامل، وهذا أسهم في إشراك المتعاملين في تصميم رحلة المتعامل، استناداً إلى التحديات التي تواجههم عند الحصول على الخدمات، والوصول إلى خطط عمل لتصفير البيروقراطية.
المتعامل لديه المعرفة الكاملة بالتحديات التي تواجهه، ومن ثمّ هو الأقدر على تحسين دورة الحصول على الخدمة، والإسهام في تقليص الإجراءات استناداً إلى التجارب السابقة. وتلك الجلسات النقاشية سيكون لها الأثر الملموس في تصفير البيروقراطية في الجهات الاتحادية، حيث تساعد الوزارات والهيئات على معرفة المعوقات ودراستها، ووضع الحلول التي ترفع نسبة رضا المتعاملين.
حدد مجلس الوزراء مجموعة من المعايير في برنامج «تصفير البيروقراطية» التي سيكون تقييم الجهات عليها، وحدد مجموعة من المحاور التي تعزز الجهود ولا بدّ من التركيز عليها في المرحلة المقبلة، عند البدء في مرحلة التصفير، منها الأثر في الأفراد والقطاع الخاص، وإشراك الأفراد والقطاع الخاص والجهات الحكومية، وذلك يعكس أهمية التكامل من أجل تحسين الخدمات، وتقليل الجهد على المتعاملين، وخفض زمن إنجاز الإجراء، وتصفير المتطلبات والاشتراطات.
الكثير من الخدمات تتطلب مجموعة من الإجراءات، وفي أحيان كثيرة تتطلب إعادة تحميل المستندات، ولا يوجد ربط فعلي بين مؤسسة وأخرى، ما يسهم في إكمال معاملة واحدة في أكثر من جهة، وهذا يشكل تحدياً رئيسياً أمام المتعاملين، ويتطلب الانتهاء من المعاملة بمدة لا تتجاوز ثلاثة أيام، والهدف الحصول على الخدمة بكبسة زر، وتقليل الخطوات والإجراءات، والربط الفعلي بين الجهات التي تشترك في تقديم خدمات مشتركة.
بدء الجهات الاتحادية في الاستماع إلى المتعاملين وتقييم الخدمات ووضع خطة زمنية لتحسين الخدمات، تشكل مرحلة جديدة في العمل الحكومي، ومساراً سريعاً لتطوير الخدمات وفق أفضل الممارسات، واستناداً إلى تجارب حقيقية يعيشها المتعاملون يومياً مع تلك الخدمات، وعلى فرق العمل الأخذ بتلك الملاحظات والعمل على خطط وجداول من أجل تقديم الحلول لتلك التحديات، واختصار رحلة المتعامل، وتطوير دورة الحصول على الخدمة، لتكون بخطوة واحدة، وبأقل عدد من المستندات، ويتحقق ذلك عبر الربط المتكامل مع كل الجهات ذات العلاقة.
الربط الفعلي بين الجهات ذات العلاقة سيختصر زمن الحصول على الخدمة، ويقلل نسبة المستندات التي يتم تحميلها، ويرفع من نسبة رضا المتعاملين، ويحقق توجه الحكومة في برنامج «تصفير البيروقراطية»، لتكون الخدمات الحكومية تقدم ضمن خطوة واحدة وفي زمن قياسي.
