إعداد: أحمد البشير
مؤشرات الأداء الرئيسية هي أحد المكونات المهمة في تتبع أداء الشركات وقياس قدرة كل قسم من أقسامها على إنجاز المهام والمسؤوليات المنوطة به بالشكل الأمثل، لتحسين مستوى أعمالها في كافة الجوانب. وتتعدد مؤشرات الأداء الرئيسية وفقاً للهدف المرغوب فيه، ومن أبرزها مؤشرات الأداء الوظيفي.
- ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية؟
تمثل مؤشرات الأداء الرئيسية مجموعة من القيم الذي توضح قدرة الشركة على تنفيذ مهامها، والوصول إلى الأهداف الرئيسية التي تسهم في تحقيق فوائد مستقبلية تسهم في نجاح فريق العمل والشركة، وتسهم كذلك في تزويد أصحاب القرار بالبيانات اللازمة لإجراء التحليلات المناسبة، والتركيز على الأمور الأكثر أهمية.
وتكمن صعوبة اعتماد الشركات على مؤشرات الأداء الرئيسية في وجود عدد هائل من هذه المؤشرات، وبالتبعية عدم القدرة على اختيار المناسب منها، ما قد يسبب تحديات للشركة عند قياس بيانات كثيرة لا داعي لها، أو اختيار مؤشرات أداء بسيطة لا تقدم بيانات قيّمة لقياسها والاعتماد عليها في أخذ القرارات. وعندما يكون الفريق الإداري قادراً على فهم طبيعة عمل الشركة، والدخول في تفاصيل الأنشطة التي تعمل من خلالها، واختيار مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لهذه الأنشطة، تستطيع الشركة خلق مِيزة تنافسية تتفوق بها عن باقي الشركات المنافسة في السوق المستهدف.
استخدامات مؤشرات الأداء الرئيسية
وتختلف استخدامات مؤشرات الأداء الرئيسية لتشمل جميع جوانب الشركة، وعلى مختلف الصعد الإنتاجية وغير الإنتاجية؛ إذ تسهم هذه الاستخدامات في وضع تصور حقيقي يتيح لأصحاب القرار أخذ القرارات المناسبة التي تلائم عمل الشركة وفقاً لهذه المؤشرات.
أولًا: أدوات أساسية لصنع القرار:
ترتبط مؤشرات الأداء الرئيسية ارتباطاً وثيقاً بمختلف مفاصل الشركة، استناداً إلى المؤشرات المنتقاة التي تساعد على تحديد الإجابات عن التساؤلات المهمة فيما يتعلق بأعمال الشركة، واتخاذ القرارات المناسبة استناداً إلى الإجابات التي تقدمها هذه المؤشرات.
ثانياً: أدوات توجيهية
تستخدم المستويات الإدارية في الشركات مؤشرات الأداء الرئيسية كأداة توجيه مفيدة في تحديد مسار الشركة نحو تحقيق أهدافها، وتحديد أماكن الانحراف في حال وجوده.
وتسلط مجموعة مؤشرات الأداء الرئيسية المنتقاة بشكل صحيح، الضوء على العناصر الأساسية للأداء، والتركيز على العناصر التي تحتاج إلى متابعة واهتمام.
- ما أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية في عمل الشركات؟
تمثل مؤشرات قياس الأداء الوسيلة الأهم التي تحدد دعم فرق العمل لأهداف الخطة الخاصة بالشركة؛ إذ تساعد على مقارنة العمل المنفذ مقابل العمل المطلوب وفق الخطة، وتحديد أوجه التقصير في تنفيذ العمل في حال وجوده.
أ- إجراء فحص دوري لأنشطة الشركة:
تتيح مؤشرات قياس الأداء إجراء فحص حقيقي لجميع نشاطات الشركة، والتعرف إلى أماكن الخلل في أداء المهام، ورفع المعلومات المرتبطة إلى المسؤولين للاطلاع على نتائج هذا الفحص، وتقديم التقارير المناسبة لهما فيما يتعلق بالأنشطة المقاسة وِفق المؤشرات.
ب -تحديد التعديلات الضرورية للأعمال:
يمكن أن يساعد قياس مؤشرات الأداء على تحديد جوانب النجاح والفشل، وهذا ما يتيح لأصحاب القرار اتخاذ الإجراءات اللازمة لرفع فرص النجاح وتخفيض احتمالات الفشل في تنفيذ المهام، وتحقيق الأهداف الكبرى للشركة.
ج- التأكد من تأدية المسؤوليات بالشكل الصحيح:
يعد تتبع تأدية المسؤوليات بالشكل الصحيح أحد أهم الصعاب التي تواجه إدارة الشركة، نظراً لتعدد مهام الشركات، ووجود روابط معقدة بين هذه المهام. توفر مؤشرات الأداء الرئيسية المعايير المناسبة للتأكد من قيام أعضاء الفرق بمسؤولياتهم على أكمل وجه وأسرع وقت ممكن.
د- ضمان التوجيه الصحيح لفريق العمل:
مهما كان النوع المعتمد من أنواع مؤشرات قياس الأداء في الشركة، فإن المؤشرات تضمن وضع فرق العمل على الطريق الصحيح المناسب لتحقيق متطلبات وأهداف الشركة بأقصر وقت وأقل كلفة، وأعلى جودة ممكنة.
6 نصائح لوضع مؤشرات الأداء الوظيفي في شركتك
تعتمد الشركات في تقييم موظفيها، إضافة إلى بعض من أجزاء تقييم أدائها، على مؤشرات الأداء الوظيفي التي تمثل سلوك الموظفين في تنفيذ أعمالهم ورضاهم الوظيفي، إضافة إلى سلوك الشركة في الاستفادة من أعمالهم المقدمة وتوظيفها على الوجه المناسب.
1 - حدد كيف ستستخدم مؤشرات الأداء للموظفين:
تحدث مع المسؤولين عن التقارير التي تمثل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالموظفين، واتفق معهم على ما يرغبون في الوصول إليه من خلال هذه التقارير، وكيف سيستخدمونها، وما هي أنواع الموظفين المناسبة لتأدية الأعمال لديهم. يساعد هذا الحوار على تحديد المؤشرات اللازمة لقياس المطلوب بأفضل طريقة.
2 -ضع مؤشرات أداء ذكية:
من الأفضل أن تتبع مؤشرات أداء الموظفين دلالات الأهداف الذكية «SMART»، وهذا يعني أن تكون محددة وقابلة للقياس، دقيقة وواقعية، مرتبطة بهدف معين ومحددة بوقت معين.
ويعد مؤشر رفع إنتاجية الموظفين في القطاع الإنتاجي بمعدل 10% خلال السنة القادمة أحد مؤشرات الأداء المرتبطة بأهداف ذكية فهو محدد بكمية الإنتاج، وهي قابلة للقياس، دقيقة بقيمة 10%، واقعية يمكن تحقيقها، ومحددة بفترة سنة واحدة.
3 -اجعلها واضحة للفريق:
لا بد من ضمان أن أعضاء الفريق قد أصبحوا على دراية كاملة بمدلولات المؤشر المستخدم، لكي يكونوا قادرين على العمل سعياً إلى تحقيقها، وألاّ تكون جهود الموظفين بعيدة عن قيم المؤشرات المطلوبة.
4 -أنشئ ارتباطاً مع الأهداف الاستراتيجية للشركة:
لن تحقق مؤشرات الأداء الرئيسية الغاية منها في حال لم تكن مرتبطة بالأهداف الموضوعة ضمن الخطة الاستراتيجية للشركة، لذا يجب أن يرتبط كل مؤشر خاص بأداء الموظفين بهدف استراتيجي للشركة يسهم في تحقيقه، كربط مؤشر إنتاجية الموظف بزيادة المبيعات الاستراتيجي للشركة.
5 -بسّط مؤشرات قياس الأداء بالشكل الأنسب:
يجب على فريق الموارد البشرية وضع مؤشرات بسيطة غير صعبة الفهم؛ إذ تعمل المؤشرات البسيطة على تحسين أداء الموظفين نظراً لقدرتهم بشكل أسهل للتعامل معها. يجب على المعنيين عدم تبسيط المؤشرات لدرجة تقلل من أهمية البيانات المرتبطة بهذه المؤشرات، تكمن الإدارة الناجحة لوضع المؤشرات بوضع مؤشرات قياس الأداء المناسبة، وبأبسط طريقة ممكنة.
6 - صمم مؤشرات قابلة للمراجعة:
مع اختلاف أداء أعضاء الفريق خلال فترات زمنية مختلفة، يحتاج مديرو الفرق ومديرو أقسام الموارد البشرية إلى مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل دائم. فقد تكون المعلومات الصادرة عن بعض المؤشرات غير مهمة عند وضع الخطط الاستراتيجية أو التشغيلية المتلاحقة، أو قد تحتاج إلى تعديل هذه المؤشرات، نسبةً لتغيير جذري حصل في طريقة استخدام المعلومات التي تتيحها مؤشرات الأداء الرئيسية.
