إعداد: مصطفى الزعبي
من المعروف أن المليارديرات لا يرحمون بوقتهم فهو ثمين وكل دقيقة عبارة عن رقم، ولكن حتى الأشخاص الذين يديرون أكبر شركات التكنولوجيا في العالم يضطرون إلى تحمل الاجتماعات، التي لها سمعة في إهدار الوقت والمال بها.
ويتعين على الجميع في مثل هذه الاجتماعات أن يبذلوا قصارى جهدهم لاستخدامها لتوليد الأفكار، والتحقيق في التفاصيل، والتركيز على قضية واحدة.
1- جيف بيزوس
تبدأ الاجتماعات مع جيف بيزوس، مؤسس «أمازون»، بدراسة الموظفين لمذكرة، وقد يقضي الموظف أسبوعين في تجميع مذكرة من ست صفحات لاجتماع محدد. وبعد 30 دقيقة من القراءة الصامتة، تتم الدعوة لطرح الأسئلة وبدء مناقشة حول المذكرة.
وقال بيزوس بمحادثة مع مقدم البرامج ليكس فريدمان في ديسمبر/كانون الأول الماضي: «أحب الوثيقة الواضحة والاجتماع الفوضوي».
وقال: «إن إتاحة الوقت للحاضرين لقراءة المذكرة وإعداد أفكارهم يمكّن الموظفين من طرح أسئلة أكثر إنتاجية في الاجتماع».
وأضاف أنه لا يحب العروض التقديمية التي يمكن أن تخفي التفكير غير المتقن في النقاط النقطية.
كما حافظ أيضاً على قاعدة «بيتزا مزدوجة»: إذا لم تتمكن قطعتا بيتزا من إطعام جميع من في الغرفة، فهذا يعني أن هناك عدداً كبيراً جداً من الأشخاص.
وقاعدة «البيتزا» التي تبناها بيزوس في وقت مبكر داخل أمازون بسيطة، فكلما زاد عدد الأشخاص المشاركين في الاجتماع كان الاجتماع أقل إنتاجية، إذ يؤمن جيف بيزوس بأن الفرق الكبيرة تكون في العادة أقل كفاءة، وقلة الكفاءة وهذه تضعف نتائج وإنجازات الفريق وتؤدي إلى الهدر، واجتماع فريق كبير في آن واحد سيقتل الإبداع.
2- بيل جيتس
صرح كريس ويليامز، نائب الرئيس السابق للموارد البشرية في مايكروسوفت، الذي عمل بشكل وثيق مع جيتس لمدة ثماني سنوات بأن مؤسس مايكروسوفت، بيل جيتس، كان يستخدم الاجتماعات لاختبار الحضور.
وقال ويليامز إنه لن ينسى أبداً لقاءه الأول مع جيتس في عام 1992، وكانت مايكروسوفت قد اشترت للتو الشركة التي يعمل بها ويليامز، وأراد جيتس مقابلة موظفيه لمعرفة سبب عمل أحد منتجاته بشكل أسرع من نظيره في شركة مايكروسوفت.
ويتذكر ويليامز أنه استجوب أحد المطورين بأسئلة سريعة ومفصلة، وأضاف أنه في النهاية، كان الزوجان يناقشان حركة البتات الفردية وحجم ذاكرة التخزين المؤقت لتعليمات «Intel80386».
وكتب ويليامز: «كان جيتس دائماً فضولياً، وكان يريد دائماً أن يفهم، ويبحث دائماً عن مزيد من التفاصيل».
وأضاف ويليامز: «مع تقدمه في السن، لم يغادر شغفه بالتفاصيل أبداً، فقط طريقته في الوصول إلى هناك أصبحت أكثر نضجاً».
3- ستيف جوبز
كشف كين سيجال، الذي عمل مع جوبز كمدير إبداعي لوكالة إعلانات أبل أنه كان دقيقاً بشأن إبقاء الاجتماعات صغيرة.
وبعد وفاة جوبز في عام 2011، كتب سيجال كتاباً عن ثقافة العمل في شركة أبل بعنوان «بسيط بجنون»، وفيه وصف كيف لاحظ جوبز ذات مرة أن شخصاً جديداً قد انضم إلى اجتماع أسبوعي.
وكتب سيغال: «كانت عيناه مثبتتين على الشيء الوحيد الذي لا يبدو صحيحاً في الغرفة، وأشار إلى لوري وقال: «من أنتِ؟»
وبعد أن أوضحت هويتها وأنها تعمل في مشاريع تسويقية ذات صلة، قال جوبز: «لا أعتقد أننا بحاجة إليك في هذا الاجتماع، يا لوري شكراً».
4- إريك شميدت
قال إريك شميدت، الرئيس التنفيذي السابق لشركة جوجل، إن الاجتماعات تحتاج إلى قادة لاتخاذ القرارات.
وفي كتابه «How Google Works»، الذي كتبه عام 2014 مع نائب الرئيس السابق للمنتجات جوناثان روزنبرغ، قال الاثنان إن كل اجتماع يحتاج إلى «صانع قرار» معين ليكون له الكلمة الأخيرة.
وكتبا أنه عندما تعقد الشركات اجتماعات يكون فيها جميع الحاضرين متساوين، فهناك خطر التسوية بدلاً من إيجاد حل واضح.
وأضاف شميدت وروزنبرغ: «هذا الشخص يجب أن يحدد غرض الاجتماع وبنيته ويلخص القرارات والمهام للمشاركين بعد ذلك».
