قبل عام تقريباً، عمل فريق من الباحثين من جامعات «يورك» و«يوتا» و«ستانفورد» مع قادة الأعمال من شركة «لوجيتيك» وخبراء الأداء في مؤسسة «ليمينال كوليكتيف» لمراجعة أكثر من 400 دراسة بحثية عن الاجتماعات. والهدف هو تحديد أفضل قواعد قائمة على الأدلة يمكن أن يتبعها القادة لجعل الاجتماعات أكثر فاعلية. ولكن لم يكن في بال الباحثين أنه بعد أشهر قليلة سيكون العالم أمام وباء قاتل يتفشى في المعمورة ويعيد تعريف كل شيء بما في ذلك الاجتماعات التي تحولت بسرعة إلى اجتماعات عن بعد من خلف شاشة الهاتف المحمول أو الحاسوب. ولكن القواعد التي من شأنها جعل الاجتماعات أفضل وأنجع قد تصلح لتلك اللقاءات العابرة للقارات.
وتعتبر اجتماعات العمل من أقوى الأدوات والوسائل التي تساهم في بناء الشخصية وتسويق الذات عندما تتقنها، وربما تأخذ هذه الاجتماعات الكثير من وقتك الذي تمضيه في الشركة. لذلك من المهم الاستفادة من هذه السلعة وجعلها قيمة مضافة في حياتك، والأهم من ذلك، أن هذه الاجتماعات هي المكان الوحيد الذي يوجد فيه كل الأشخاص الذين تريد التأثير عليهم وتسويق نفسك كشخص ناجح أمامهم. لذلك إذا كنت ترغب في ترك بصمتك وبناء علامتك التجارية وتوسيع نجاحك المهني، عليك التركيز على الاجتماعات لتحقيق أكبر فائدة ونجاح ممكنين.
خذ هذه القائمة معك إلى اجتماعك التالي وحاول تطبيق ما ذكر فيها، والابتعاد عن السلوكيات الضارة، لتضع بصمتك الإيجابية الخاصة وتدعم مسيرتك المهنية والتسويق لشخصيتك المهنية بالطريقة الأمثل.
التحضير المسبق
عندما تحضر دائماً إلى الاجتماعات بدون تحضير، سيلاحظ زملاؤك ذلك ويبدؤون بتسجيل النقاط السلبية ضدك، وسيتسم أداؤك في نظرهم بالتواضع وبأنك لا تهتم بالجودة.
لذلك من أجل الاستعداد الجيد للاجتماع، اطرح على نفسك الأسئلة التالية قبل الاجتماع: ما هي الرسالة الرئيسية التي أريد توصيلها للحضور؟ من سيحضر وماذا أريدهم أن يفكروا أو يشعروا أو يفعلوا؟ ما هي المساهمة الأكثر قيمة التي يمكنني تقديمها؟ من عليّ أن أشيد به أو أدعمه من الحاضرين؟
احترام المواعيد
قد تعتقد أن قدومك متأخراً أو دخولك إلى الاجتماع عبر الفيديو متأخراً، سيجعل من حولك يشعرون وكأنك شخص مهم أو رجل أعمال ناجح مشغول دائماً، ولكن في الحقيقة، هذا يدل على أنك إما شخص غير منظم ولا تستطيع إدارة جدولك الزمني، أو أن هذا الاجتماع ليس مهماً بالنسبة لك، أو ما هو أسوأ من ذلك، أنك تحب الظهور بمظهر صاحب السلطة المتعالي عن طريق جعل الناس ينتظرون دخولك العظيم إليهم. قدومك للاجتماع أو الدخول إلى الغرفة الافتراضية في الوقت المحدد كفيل بإحداث أثر إيجابي رنّان عند الحضور.
التركيز والمتابعة
يتشتت انتباه وتركيز بعض المشاركين في الاجتماعات عندما يتحول الموضوع فجأة إلى مكان ليس من ضمن اختصاصهم أو معرفتهم، عندها يبدؤون بإرسال إشارات لا إرادية بأنهم لم يعودوا مهتمين. فمثلاً يقل التواصل البصري مع أي شيء في القاعة غير هواتفهم، وبالعكس يكون الابتعاد عن الهاتف والنظر في الغرفة إذا كان الاجتماع في غرفة افتراضية. حافظ على المسار الصحيح للمحادثات. وللقيام بذلك، عليك أولاً تحديد هذا المسار، ثم المحافظة عليه. يمكنك تبني بعض العادات البسيطة لتسهيل هذا الأمر، مثل محاولة إعادة سير الحديث إلى نطاقه عندما تشعر بأن المجتمعين أسهبوا في الحديث عن نقطة معينة.
تجربة أشياء جديدة
تصبح الاجتماعات مثمرة عندما تحدد سبب الاجتماع وما تريد تحقيقه. وبمجرد أن يكون لديك هدف لاجتماعك وبعض الأفكار حول كيفية تحقيقه، فأنت مستعد للتجربة. وعلى سبيل المثال، دعنا نفترض أنك تريد الاجتماع على انفراد مع الموظفين لتعزيز مشاركتهم في الفريق. وقامت شركة «سيسكو» بالفعل باختبار هذه الطريقة، ووجدت أنها مفيدة جداً في إدارة هذه الاجتماعات. وتشير الأبحاث أيضاً إلى أن هذا النوع من التجارب هو مفتاح النجاح في كل اجتماع. وقبل أن تتمكن من إجراء تجربة، ستحتاج إلى فرضية.
أهداف وتوقعات
يجب تحديد غرض واضح لاجتماعاتك، والنتائج المتوقعة منها. وفي كثير من الأحيان عندما تبدأ في العمل مع مجموعة، قد تتضمن اللائحة اجتماعات مع الفريق واجتماعات فردية واجتماعات مع العملاء. ولكن هذه الأمور ليست محددة بما فيه الكفاية. وقول إنك ستجتمع مع الفريق أو أحد العملاء، يخبرنا فقط عن الشخص الذي ستجتمع معه وليس الغرض من الاجتماع. ويتضمن غرض الاجتماع سبب عقده والنتائج المرجوة منه. وعلى سبيل المثال، بدلاً من قول سأعقد اجتماعاً مع فريق المشروع، قل سأعقد اجتماعاً لتحديث خطة المشروع وإزالة الحواجز.
إتقان استخدام التكنولوجيا
هنالك الكثير من تطبيقات الاجتماعات والمؤتمرات عبر الفيديو، ومنصات إدارة الاجتماعات، وفي هذه التطبيقات الكثير من التفاصيل التي تغيب عن الكثيرين. عليك استكشاف كل ما يتعلق بالتطبيق واختيار ما يناسبك أكثر. عندما تستخدم تقنيات الاجتماعات الجيدة، فستكون أكثر انخراطاً وستحصل على نتائج أفضل.
لا تطل الحديث
عندما لا تسمح لزملائك بالكلام وتكون أنت المتكلم الوحيد في الاجتماع، ستحرج من حولك وتثير استياءهم وتهدر وقتهم. فلا أحد يرغب في قضاء وقت في مكان أكثر مما يحتاج إليه. لا تجعل اجتماعك بلا فائدة، فكلما كان كلامك مثمراً، أصبحت بطلاً في أذهان زملائك. فخير الكلام ما قلّ ودلّ.
انقل مكتبك معك
قد يكون من الصعب عليك الذهاب إلى غرفة الاجتماعات للأسباب الطارئة التي يعيشها العالم، ولكن هذا لا يعني أنك ستحضر الاجتماع عن بعد وأنت مستلق على السرير أو مستلق على الكنبة. عندما تجلس باستقامة وظهرك مشدود، فأنت تُظهر للآخرين أنك مهتم أكثر، وعندما تتراخى خاصة إذا صاحب ذلك تثاؤب فاضح ومتكرر، فأنت ترسل رسالة مفادها أنك لا تحترم الاجتماع ولا أعضاءه وتملّ بسرعة. وحتى لو كان الاجتماع «عن بُعد» وأنت في المنزل، حاول أن تجد ركناً يعطيك الشعور بالجدية واعتمد الجلوس على كرسي حتى وإن كنت في غرفة نومك.
المساهمة الفعالة
من المهم ترك انطباع حقيقي. إن مجرد تسجيل الحضور في الاجتماع ليس كافياً. أنت بحاجة إلى المساهمة الفاعلة والتشاركية داخل الاجتماع، وليس فقط بتكرار كلام الزملاء للفت الانتباه بأنك موجود وبدون أي معنى. لا تضيّع وقتك في الحضور جسداً بدون أي أثر، اترك بصمتك.
مثلاً اعترف للآخرين بنقاطهم الإيجابية عندما تتفق معهم، بقولك «هذا رائع»، أو «أوافقك تماماً على أننا بحاجة إلى التركيز على كذا وكذا..» أو أي عبارة أخرى تدل على وجودك الحقيقي والفعال، وبالمقابل إن لم تتفق معهم في الرأي لا مانع من الحوار البنّاء للوصول إلى نقطة تلاق معينة.
اطرح سؤالك مباشرة
عندما تطرح سؤالاً في الاجتماع، اسأله فقط ولا تسبقه بعبارة «أعلم أنني يجب أن أعرف ذلك، ولكن...» أو «هل من المقبول أن أطرح سؤالاً» أو «قد يكون هذا سؤالاً غبياً، ولكن...»، عندما تسبق سؤالك بعبارات كتلك، فهذا دلالة على ضعف في الشخصية وكأنك تخبر الناس «أنا لست واثقاً من نفسي». اطرح سؤالك مباشرة وبدون أي عذر أو تردد، فكثيرون مثلك قد لا يعرفون الجواب.
