خلال السنوات الأخيرة، شهدنا تحولاً كبيراً نحو العمل عن بُعد في المؤسسات والشركات، وقد ازدادت هذه الظاهرة بشكل ملحوظ في الآونة الأخيرة بسبب تجربة المديرين والموظفين لمزايا هذا النمط من العمل. ومع ذلك، تظل التحديات المتعلقة بإدارة الموظفين، والتنسيق والتواصل، وتحقيق أفضل الاستراتيجيات للحفاظ على إنتاجيتهم قائمة. وفي هذا المقال، نناقش أسباب انخفاض الإنتاجية ونستعرض الحلول الممكنة لمعالجتها. وقبل التطرق للاستراتيجيات الفعالة التي يجب أن يتبعها المدير مع فريقه ذي الإنتاجية الضعيفة أثناء العمل عن بُعد، لابد أن نقف على الأسباب، لأنها ستختلف من فريق لآخر، سواء مشكلات متعلقة بالشخص أو المناخ أو طبيعة العمل، وغيرها. فما الأسباب التي تؤدي إلى الإنتاجية الضعيفة في فريقك في أثناء العمل عن بُعد؟
أسباب انخفاض الإنتاجية
1 - التواصل الضعيف
يُعد ضعف التواصل أحد الأسباب الرئيسية لمعظم المشكلات المهنية والاجتماعية. وقد يكون التواصل السيئ بين الإدارة والموظفين، أو حتى بين الموظفين أنفسهم، عائقاً كبيراً أمام الإنتاجية. وفي بيئة العمل عن بعد، يتطلب التواصل الفعّال مهارات متقدمة، وغياب هذه المهارات يمكن أن يؤدي إلى مضاعفة المشكلات.
2 - الإرهاق الوظيفي
يمكن أن يؤدي الإرهاق الوظيفي إلى تدهور الإنتاجية بمرور الوقت. وقد يؤدي تداخل ساعات العمل مع ساعات الراحة إلى شعور الموظفين بالإجهاد المستمر، مما يؤثر سلباً في أدائهم. والضغط الزائد بدون وجود خطة واضحة قد يؤدي إلى تراجع الإنتاجية بشكل كبير.
3 - الاستغلال غير العادل للموارد البشرية
يمكن أن يتسبب سوء استغلال الموارد البشرية في ضعف الإنتاجية. إن عدم توظيف المهارات البشرية في مكانها المناسب أو وجود خلل في التسلسل الإداري قد يعوق الأداء. كذلك، فإن عدم الاستفادة الكاملة من التقنيات المتاحة يمكن أن يزيد من صعوبة المهام على الموظفين.
4 - غياب الشفافية والوضوح
إن بيئة العمل التي تفتقر إلى الشفافية والوضوح يمكن أن تؤدي إلى تراجع الإنتاجية. وعدم وضوح الأهداف والأدوار ومعايير النجاح يمكن أن يسبب ارتباكاً وضياعاً للجهود والوقت.
5 - ضعف قدرات الموظفين
يمكن أن يكون السبب في ضعف الإنتاجية هو نقص في مهارات الموظفين، سواء كانت مهارات تقنية أو شخصية، مثل إدارة الوقت وتنظيم المهام. وعدم توافر الموارد اللازمة أو الفهم الجيد للمهمة يمكن أن يعوق الأداء.
6 - الأداء السيء للقيادة والإشراف
إن الإدارة السيئة قد تؤدي إلى ضياع الموارد والوقت. كما أن مشاكل الإدارة يمكن أن تتفاقم في العمل عن بعد، مثل عدم تفويض المهام بشكل صحيح أو الاعتماد المفرط على أفراد معينين، مما يثقل كاهلهم ويؤدي إلى ضعف الإنتاجية.
7 - عدم الشعور بالانتماء
إن شعور الموظفين بأنهم مجرد أدوات في آلة الشركة، دون شعور بالانتماء أو القيمة، يمكن أن يؤثر سلباً في الإنتاجية. كما أن السياسات الإدارية الخاطئة قد تزيد من هذا الشعور.
حلــــول عملية للمعالجـــة
1 - تحديد سبب المشكلة
قبل اتخاذ أي إجراء، يجب على المدير تحديد سبب انخفاض الإنتاجية، وقد يكون السبب في نقص المهارات، أو تعدد المهام، أو عدم وضوح المهمة. إن فهم السبب سيساعد في إيجاد الحل.
2 - إعادة التفكير في التوقعات
إن تحديد ما يتوقعه المدير من الموظفين، ومقارنته بما يقدمه الموظفون فعلياً، يمكن أن يكشف عن الفجوات في التوقعات. إن إعادة تحديد هذه التوقعات بوضوح يمكن أن تساعد في تحسين الإنتاجية.
3 - وضع خطة عمل واضحة
إن خطة العمل الواضحة التي تشمل الأهداف، والأدوار، ومواعيد العمل، وطرق التواصل، وآليات التسليم يمكن أن تسهل على الفريق العمل بفاعلية أكبر.
4 - التواصل بفاعلية
إن تعزيز آليات التواصل مع الفريق، سواء من خلال الاجتماعات الفردية أو الجماعية، يمكن أن يحسن الفهم ويقلل من المشكلات. كما أن التواصل الدوري والفعال يعزز الانتماء ويحافظ على التواصل الإنساني بين الأعضاء. استخدام أدوات التواصل الرقمية بذكاء يمكن أن يعوض عن غياب اللقاءات البشرية.
5 - فهم موظفيك
إن معرفة تفضيلات ومهارات الموظفين الشخصية والمهنية يساعد في إدارة الفريق بكفاءة أكبر. وتخصيص المهام بناءً على هذه التفضيلات يمكن أن يعزز الأداء. ومن الضروري فهم احتياجات الموظفين ومتطلباتهم لضمان رضاهم وتحقيق أقصى استفادة من قدراتهم.
6 - التطوير والتدريب
إن توفير البرامج التدريبية للموظفين لتحسين مهاراتهم ومعرفتهم يمكن أن يرفع من مستوى الإنتاجية. وكذلك، فإن دعم أهداف الموظفين المهنية يعزز من شعورهم بالانتماء ويزيد من شغفهم للعمل.
7 - ابتكار آلية تتبع الأداء
إن وجود آلية فعالة لتتبع أداء الفريق وقياس تحقيق الأهداف يمكن أن يساعد في الحفاظ على التوجّه الصحيح وضمان تحقيق الإنتاجية المطلوبة. .
8 - خلق بيئة محفزة
إن تقديم التقدير المادي والمعنوي يعزز من دافعية الموظفين. مكافأة الإنجازات بطرق مبتكرة يمكن أن يحفز الفريق للحفاظ على مستويات إنتاجية عالية. من المهم أن يشعر الموظفون بأن جهودهم معترف بها ومقدرة.
