- ما هي إدارة التغيير؟
هي عملية منظمة تهدف لضمان سلامة المؤسسة والأفراد العاملين فيها عند الانتقال لأي مرحلة، أو عند حدوث أي تغيير فيها. ولا تعني طرق مواجهة التغييرات أو المشاكل عند وقوعها، وإنما هي معنية بالتجهيز لها من البداية، وإيجاد سبب للتغيير، وإعداد السبل المناسبة لمواجهة التغيير الحاصل دون التأثير على عمل المؤسسة.
- لماذا تعدّ إدارة التغيير مهمّة؟
تنبع أهمية إدارة التغيير من كونها السبيل الوحيد أمام أي مؤسسة للانتقال من مرحلة إلى أخرى دون حدوث أي مشكلات تؤثر في عمل المؤسسة، وفي الحدّ الأدنى تضمن تفادي الخسائر في المؤسسة في أثناء تغيير الخطط، ويمكن تلخيص نِقَاط أهمية إدارة التغيير في:
أ- فرصة للنمو:
من النِّقَاط التي تزيد من أهميتها، هي أنها قادرة على مساعدة المؤسسات على النمو بشكل كبير في حال تطبيقها بالشكل الأمثل. فهي تسمح للمؤسسات بالبقاء في السوق بشكل ديناميكي، حتى في حال انعدام الإنتاجية لظرف ما، مما يعني ضمان صمود المؤسسة بين المنافسين حتّى في أوقات الجمود.
ب- تفادي الخسارة:
من أبرز التحديات التي تواجهها الشركات في وقت الانتقال من مرحلة إلى أخرى هي المشاكل المتعلقة بالعاملين، والصعوبات التي تواجههم للتكيف مع التغيير المرحلي، وما يرافقه من صعوبة في الإنتاج أو حتى صعوبة في البقاء على رأس عملهم. لكن عند تطبيقها بالشكل الأمثل، تحافظ المؤسسة على الثبات في هذه المرحلة مما يخفف احتمالية وقوع خسائر ماديّة.
ج- الاحتفاظ بأهم أصول الشركة:
بعيداً عن الأصول الماديّة، فأهم أصل لدى أي شركة هم العاملون الأكْفاء، ثم إن مدى ولاء العاملين للمؤسسة، يحدد مدى قدرتهم على الإنتاجية. ومع وجود إدارة تغيير ناجحة، ستتمكن المؤسسة من الحفاظ على أصول الشركة المتمثلة بالعمّال دون أي تضحية.
د- التوفير:
مع الكلفة القليلة نسبياً لإدارة التغيير، يمكن للمؤسسة الحفاظ على النمو وتفادي الخسارة، مما يعني عدم ضياع أيً من جهودها. كما يمكن لها الحد من دوران العمالة الناتج عن تغيير بيئة العمل.
- متى تكون إدارة التغيير ضرورية في مؤسستك؟
تعدّ مفتاح نجاة المؤسسة في حالات التطوير أو التغيير بجميع أشكاله، وبالنسبة لجميع القطاعات التكنولوجية والصناعية والتجارية، وفي الكثير من الحالات، تصبح ضرورة لا بد منها ولا يمكن الاستغناء عنها، وإلا ستقع المؤسسة بعدد من المشاكل التي سيصعب حلّها فيما بعد، وأبرز الحالات التي تستلزمها:
1 - التطوير المادي داخل المؤسسة:
إن أي تطوير داخل المؤسسة على الصعيد المادي أو التقني يجب أن تخبر إدارة الموظفين عنه، خصوصاً عندما يتعلق التغيير بالنواحي المادية التي تؤثر في سلامة العمال، فإن أي تغيير من شأنه أن يهدد سلامة العاملين في حال الاستخدام الخاطئ يقع على عاتق الإدارة. وإنجاز هذه الناحية يكون عن طريق وضع الإدارة لخطط الأمان، من أجل الحفاظ على سلامة العاملين.
2 - تغيير آلية العمل:
سواء على الصعيد التقني أو المادي، فعندما يمارس الموظف المهنة لوقت طويل، ستنشأ لديه ذاكرة عضلية متعلقة بالقيام بهذا الأمر. وفي حال عدم تجاوب الإدارة لوضع برامج إعادة التدريب، سيتعرض العاملون لمخاطر الذاكرة العضلية التي قد تجعلهم ينفذون أوامر خاطئة قد تمثل خطراً على حياتهم.
3 - حالات التغيير الانتقالي:
تنتقل العديد من الشركات من شكل إلى شكل آخر في تنفيذ العمل والقيام بالمهام. فمثلاً دخول أنظمة الأتمتة إلى المؤسسات، ستؤثر بشكل كبير جداً في طريقة أداء الموظفين للعمليات، ما يستوجب من الإدارة التصرف في هذا الخصوص، ويكون التصرف الصحيح عن طريق توضيح التغيير الحاصل في المؤسسة للعاملين بشكلٍ دقيق.
4 - تغيير شكل العمل:
في السنوات الحاليّة، شهد العالم انتقال العديد من الشركات من نمط العمل التقليدي، لنمط العمل عن بعد. وفي حال انتقال الموظف من بيئة عمل تقليدية إلى بيئة عمل افتراضيّة، قد يجد صعوبة في أداء المهام، ما يستلزم استخدام إدارة التغيير من أجل إدارة الفريق عن بعد بشكل فعال.
- كيف يمكن تطبيق إدارة التغيير في مؤسستك؟
لا يمكن تحديد طرق تطبيقها بشكل واضح ينطبق على جميع المؤسسات باختلاف أنواعها، ولكن يمكن وضع خطوط عامّة أو خطوات يمكن تطبيقها على اختلاف نوع المؤسسة. والخطوات الأساسية لتطبيق هذه العملية هي:
1 - التعرف الى التغييرات:
قبل البَدْء بأي خطوة، يجب على الإدارة حصر التغييرات الممكنة في المؤسسة. فالتغيير الجذري أو الانتقال من مرحلة إلى أخرى سيؤثر في الكثير من النواحي داخل المؤسسة، وهنا يجب على الإدارة استيعاب التغييرات الممكنة كافّة، من أجل التمكن من السيطرة عليها.
2 - تحديد المخاطر المتوقعة:
إن أكبر خطأ يمكن أن ترتكبه الإدارة في هذه الخطوة هو إهمال المخاطر الصغيرة واعتبارها لا تؤثر في المؤسسة. فأي خطر يمكن أن يتحول لكارثة، وتقع على عاتق المؤسسة مسؤولية حساب أسوأ النتائج المترتبة على التغيير والتعامل معها، ووضع السيناريوهات المناسبة للتصرف في هذه الحالات، بالإضافة لحصر المخاطر الأساسية.
3 - تقليل المخاطر أو الابتعاد عنها:
تظهر مهارة الإدارة في حال قدرتها على تجنّب المخاطر إضافة لإدارتها، فإعداد الخطط من أجل المخاطر لا يكفي إذا توفرت إمكانية الابتعاد عن هذه المخاطر بشكل كامل. وتساعد هذه الخطوة على تقليص المخاطر إلى أقل قدر ممكن، قبل عملية التغيير، مما يعني فرص أكبر للنجاح في التغيير.
4 - التأكد من إمكانية التغيير:
الإدارة الناجحة هي تلك القادرة على اتخاذ القرارات مهما كانت، ولا يكفي فقط تقبل التغيير والمضي به دون حساب العواقب الممكنة، وهنا تكون مسؤولية الإدارة هي معرفة فيما لو كان التغيير يساعد على نمو المؤسسة بالرغْم من المخاطر، أم أن المخاطر الممكنة أكبر من الفائدة المتوقعة.
5 - إجراء مراجعة ما قبل التشغيل:
تقتصر هذه الناحية على المؤسسات الصناعية والكيميائية تقريباً، وهي الخطوة التي تتأكد فيها الإدارة من سلامة التغيير الحاصل، الذي يكون تغييراً مادياً غالباً.
