يُقال إنّ الفشل في التخطيط، إنما هو تخطيط للفشل، وتصميم جدول عمل الموظفين هو أحد أهم عناصر التخطيط بلا شك.
ويجد الكثير من أرباب العمل صعوبة في تصميم جداول أعمال موظفيهم رغم توافر عدد كبير من أدوات وتطبيقات تنظيم الوقت وتصميم جداول الأعمال.
ومع تنوع بيئة العمل، وظهور ثقافة العمل الحر، وتعدّد أشكال التوظيف، أصبح من الطبيعي اليوم أن ترى شركات تعيّن موظفين مكتبيين، وموظفين عن بعد ومستقلين، وأحياناً تعيّن موظفين مؤقتين في أوقات الذروة. وكل هذا يجعل عملية تصميم جدول أعمال الموظفين عملية مرهقة وصعبة. ويشير جدول العمل إلى الأيام والساعات التي يُتوقّع أن يعمل فيها الموظفون خلال الأسبوع. وتصميم جدول أعمال الموظفين هو مهمة إدارية أساسية تضمن أن يسير العمل بسلاسة، كما تضمن تقسيم المسؤوليات، وتنظيم مناوبات العمل، واختيار الأوقات المناسبة من اليوم أو الأسبوع لعمل كل موظف على حدة بحسب إمكانيات الموظف وخصوصياته ومتطلبات الوظيفة.
- كيفية تصميم جدول أعمال الموظفين
- حدد احتياجات العمل:
إن أول خطوة في طريق تصميم جدول أعمال الموظفين هي تحديد الاحتياجات والموارد اللازمة. فعلى سبيل المثال، إن كنت تشرف على تصميم جدول أعمال الموظفين في مستشفى، فقد تقدّر أنّ المستشفى يحتاج إلى أربع ممرضات وطبيب أطفال من الساعة 8 صباحاً إلى 6 مساءً في قسم طب الأطفال. و3 ممرضات وطبيب عام في القسم العام، و6 ممرضات وطبيبين في قسم المستعجلات.
وسيساعدك تحديد الاحتياجات على تصميم جدول عمل فعّال، بحيث تستفيد من الموارد البشرية المتاحة عندك، مع تلبية متطلّبات العمل.
والاحتياجات لا تقتصر على الموارد البشرية وحسب، بل تشمل أنواع الموارد الأخرى، عودة لمثال المستشفى، عليك أن تراعي كذلك عند تقدير احتياجات العمل المعدات الطبية، والتجهيزات الأخرى، مثل سيارات الإسعاف.
- حدّد قواعد جدول العمل:
لا بد من وضع لوائح واضحة بخصوص سياسات وقواعد جدول العمل. فالرتبة والأقدمية والمستوى العلمي والتخصّص كلها عوامل ينبغي أن تنعكس في الجدول الزمني للعمل. وينبغي أيضاً تحديد قواعد تخصّ استراحات الغداء وإمكانية مبادلة مناوبات العمل بين الموظفين، وتوزيع المناوبات الليلية، والتعويض المالي عن ساعات العمل الإضافية وغير ذلك.
احرص على إخبار موظفيك بمدى أهمية الالتزام بمواقيت العمل، واشرح لهم أنّ الالتزام بالمواعيد والحضور في الوقت سيكون جزءاً من تَقييماتهم السنوية.
- راع القوانين:
لكل دولة قوانين ومدونات خاصة بالعمل، ولا بد من أن تحترمها وتُراعِيها أثناء تصميم جدول عمل الموظفين، وتشمل القوانين عادة عدد ساعات العمل القصوى في الأسبوع، وعدد ساعات العمل في اليوم، وفترات العطل والاستراحات، وغير ذلك. لكل دولة قوانينها، وتطبيقها إجباري تحت طائلة العقوبات، لذا ينبغي أن تدرس تلك القوانين، وتُراعيها عند تصميم جدول عمل الموظفين.
- أشرِك الموظفين في تصميم جدول الأعمال:
شجع موظفيك على المساهمة في تصميم جدول العمل وإدارة الوقت. وهناك بعض الأدوات التي تسهّل هذا الأمر وإحدى الطرق التي يمكن أن تشرك بها موظفيك في تصميم جدول العمل هي منحهم مسؤولية إيجاد بديل لتغطية مُناوباتهم عندما يتعذّر عليهم العمل لسبب أو لآخر. وهو أمر قد يتطلّب منك إجراء الكثير من المكالمات الهاتفية، لكن لو منحت هذه المسؤولية للموظف، فقد يجد بديله في غضون دقائق.
إن إشراك الموظفين في تصميم جدول العمل سَيشعرهم بالثقة والمسؤولية، وسيخفّف عنك بعض الأعباء. لكن من المهم أن تحرص على متابعة موظفيك، وتحرص على أنهم يتقيدون بقواعد الجدولة التي وضعتها، فلو تركت لهم الحبل على الغارب، فقد لا يلتزمون بالقواعد، مثل أن يسلّم بعض الموظفين مُناوباتهم إلى موظفين غير مؤهلين.
- استخدم الأدوات المناسبة:
إن عملية تصميم جدول أعمال الموظفين قد تكون عملية معقدة، خصوصاً إن كان عدد الموظفين كبيراً. واستخدام الأداة المناسبة يمكن أن يجعل العملية أسهل ويسرّعها تسريعاً.
إن كان عدد الموظفين صغيراً، فقد يكفيك استخدام جداول بيانات غوغل، وهي خدمة سحابية توفر لك كل الميزات التي تحتاج إليها، مثل قابلية الوصول، وسهولة التعديل، والعمل التعاوني. كما يمكّن الموظفين من الدخول من أي جهاز ومطالعة جدول العمل، وتقديم اقتراحاتهم بسهولة.
وإن كان عدد الموظفين كبيراً، فإنّ جداول بيانات غوغل قد لا تكون مناسبة، لذا قد يكون من الأفضل أن تبحث عن أداة متخصّصة في تصميم جداول العمل.
وأدوات الجدولة هي تطبيقات ويب سحابية مُصمّمة خصوصاً لتَصميم جدول العمل. وتشتمل في العادة على ميزات مثل إدارة العُطل، وتعقب ساعات عمل الموظفين، وتعيين مناوبات العمل وتبادلها، كما تتوفر في العادة على نظام إشعار للموظفين في حال تعديل جدول العمل. كما يتيح بعضها إمكانية تحليل البيانات أو استيرادها وتوليد جداول العمل تلقائياً بناء على تفضيلات الموظفين ومهاراتهم ومتطلبات العمل، كما أنها تسمح للموظفين بالتعقيب على جدول العمل أو رفع شكاوى إلى صاحب العمل.
- احرص على أن يكون جدول العمل متاحاً مبكراً:
يُفضَّل أن تبلغ الموظفين بأيّ تغيير على جدول العمل لمدة أسبوعين قبل دخول التغيير حيّز التنفيذ. إذ سيُساعد ذلك موظفيك على الاستعداد. خصوصاً إن كان التغيير يتطلّب منهم العمل لساعات إضافية، أو العمل خلال مناوبات ليلية. وإن أفضل طريقة لذلك هو استخدام التكنولوجيا السحابية، سواء عبر خدمات مجانية مثل جدول بيانات غوغل، أو عبر شراء تطبيقات وأدوات متخصّصة، واحرص على أن تتوافر فيها ميزة الإشعارات الفورية عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
- تابع وتعلم وتكيّف:
من الضروري أن تراجع من حين لآخر جدول العمل، وردود أفعال الموظفين، ومعدلات الأداء، واحتياجات العمل، لترى إن كان جدول العمل مناسباً لِموظفيك ولِمتطلبات العمل، وأنه يحقق أفضل أداء ممكن.
قد تلاحظ أنّ بعض الأنماط تتكرر باستمرار، فمثلاً، إن كنت تملك متجراً، فقد تلاحظ أنّ احتياجات المتجر من الموظفين تزداد في عطلة الأسبوع، أو قد تلاحظ أنّك تضيف مناوبات ليلية في شهر معيّن. ومثل هذه الملاحظات ستساعدك على التخطيط المسبق، والاستعداد المبكر عبر إبلاغ الموظفين بأنه ستكون هناك حاجة لمناوبات وساعات عمل إضافية، أو يمكنك بدلاً من ذلك تعيين موظفين مؤقتين.
وفي حال لاحظت أنّ عدد ساعات العمل والمناوبات الإضافية قد ازداد كثيراً في الأشهر الأخيرة، فقد يكون هذا مؤشراً على أنّ مشروعك ينمو، وأنّك تحتاج إلى تعيين موظفين جدد دائمين.
معظم أدوات الجدولة تقدم تقارير وبيانات حول جدول الأعمال وتعقيبات الموظفين والمناوبات التي يفضل أن يعمل عليها الموظفون، والمناوبات التي يحاولون تجنبها، وكل هذه المعلومات ستساعدك على تحسين جدول العمل وجعله أكثر فعالية.
