يعد إعداد التقارير بفعالية في المطاعم أمراً بالغ الأهمية للحفاظ على ازدهار الأعمال ضمن هذا القطاع الديناميكي، إذ توفر هذه التقارير نظرة تفصيلية حول أداء العمل، بدءاً من إدارة الموظفين وخدمات الطعام وحتى التقييم الاستراتيجي واتخاذ القرارات المدروسة.
يتطلب تشغيل المطعم الكثير من الحذر والتكيّف المتواصل، وهنا يأتي دور التقارير القائمة على المعلومات الدقيقة والتي يمكن لها أن تساعدك في تحديد مجالات التحسين والتأكد من أنك على المسار الصحيح الذي سيؤدي إلى تحقيق أهدافك. ومن حسن الحظ أن الأدوات الحديثة لإدارة المطاعم تعمل على تبسيط هذه العملية، مما ينفي الحاجة إلى المجهود البشري لتجميع البيانات وإدارة جداول البيانات، حيث تتكامل الأدوات مثل التي توفرها دليفركت بسلاسة مع نظام نقاط البيع لديك، الأمر الذي يؤدي إلى أتمتة الطلبات وتقليل الأخطاء بشكل كبير. كما تمكنك هذه الأدوات من فهم أعمالك بشكل أفضل من خلال التحليلات وإعداد التقارير الهامة، مع تخفيض هامش الأخطاء البشرية.
ولكن ماذا لو كنت تبحث عن أدوات ذا سمات مخصّصة تتناسب مع الطبيعة الفريدة لعملك؟ توفر معظم الأدوات بيانات متعمقة وقابلة للتخصيص لإنشاء تقارير تناسب الاحتياجات المحددة لمطعمك، وهذا يعني أن بوسعك اختيار البيانات الأكثر أهمية لنجاح مطعمك، وحتى تحديد دورية القياس بشكل أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي.
آخذاً ما سبق بعين الاعتبار، ما هي التقارير التي يجب أن توليها أقصى قدر من الاهتمام؟
- تقارير المخزون: تشكل تكاليف المخزون جزءاً كبيراً من ميزانية المطعم كما هو حال بالنسبة لتكاليف الأيدي العاملة، ولهذا، تساعد مراقبة المخزون بشكل دوري على منع الهدر وتحسين الإنفاق.
يمكنك الاستفادة من البيانات التي يوفرها تقرير المخزون للحصول على تحليل آني للمواد والمكونات كثيرة الاستخدام وعدد المرات التي تحتاج فيها إلى إعادة شرائها. وتتيح لك هذه المعلومات اتخاذ قرارات مدروسة وذات تكلفة معقولة، مثل الشراء بالجملة، أو التحول إلى بديل أرخص، أو حتى عقد الشراكات أو التعاون مع مزود معين تتعامل معه أحياناً.
- تقارير قائمة الطعام: إن إعداد قائمة طعام تناسب أذواق كافة الضيوف أو تعتمد ميزات مطبخ معين ليس كافياً لضمان نجاح مطعمك، فعندما يقوم أصحاب ومديرو المطاعم بإعداد قائمة طعام، فإنهم غالباً لا يأخذون في الاعتبار الأعباء المالية المترتبة على الطبق المميز. وليس بالضرورة أن يضمن السعر المرتفع للطبق عائداً استثمارياً مرتفعاً على الدوام، فقد يؤدي اختيار سمك القاروص التشيلي مثلاً إلى ضرر أكبر من نفعه.
يمكن أن تساعدك تقارير قائمة الطعام هذه في إنشاء قوائم تناسب الوضع المالي لعملائك ومطعمك، إلى جانب عرض تفاصيل تتعلق بمدى الإقبال على كل طبق تقدمه ومستوى ربحيته، كما توضح التحليلات المستنبطة من هذه التقارير سعر البيع الحالي وتكلفة المكونات، مع تحديد الأطباق التي تكلفك المال مقابل تلك التي تساعد على تحقيق الربح. وبهذا فإنه من خلال استخدام تلك التقارير يمكن التوقف عن إنفاق الأموال على أطباق القائمة التي لن يطلبها عملاؤك والتركيز على تحسين أطباقك الأكثر ربحية.
- تقرير تحليل المبيعات: لا شك في إن فهم نمط مبيعاتك مطلب أساسي لإدارة مطعمك بنجاح، وتعد تقارير المبيعات ضرورية لأنها تتيح لك معرفة مدى سلامة أعمالك. وإن كان أحد جوانب عملياتك الحالية يحتاج إلى التعديل أو إعادة الهيكلة، فقد تكمن الإجابة في تقرير المبيعات الخاص بك.
قد يبدو لك أن تقرير المبيعات وتقرير قائمة الطعام متماثلان، ولكن مدى اختلافهما يعتمد على ما يغطيه كل منهما: فتقرير قائمة الطعام يتعامل مع الأمور من منظور الأطباق وتجربة العملاء، أي الأطباق التي تستقطب أكبر قدر من الإقبال وتأثيرها المالي على عملك، في حين يكشف لك تقرير المبيعات تحليلات أعمق من ذلك، إذ يقيّم عملياتك وكفاءة نموذج عملك.
يمكن أن تساعدك هذه التقارير في تتبع توجهات الإيرادات عبر الوقت، وتسليط الضوء على ساعات الذروة، وتقييم تأثير العروض الترويجية أو الخصومات. وعندما تستفيد من تلك التقارير الهامة للغاية، ستجد أنه بات من السهل عليك تحديد نقاط الضعف المتعلقة بالمبيعات وحل مشاكلها، كما يمكن لتقرير المبيعات منحك تصوراً واضحاً للأيام التي يزداد فيها الإقبال من جانب العملاء وتحديد الوقت الذي يشهد أكبر عدد من الزوار.
- تقارير الرواتب وإدارة الموظفين: يعد موظفوك أكثر الأصول قيمة لعملك، إذ يجسدون قلب وروح عمليات المطعم ويسهمون في صنع أفضل تجربة للعملاء أو عكس ذلك. ولكنهم في الوقت ذاته العنصر الأعلى تكلفة في أعمالك.
تساعد تقارير الرواتب في رصد وتتبع المقاييس المهمة المرتبطة بطاقم الموظفين، مثل الحضور، وتكاليف الأيدي العاملة، وإيصالات الدفع، والساعات المجدولة، وغيرها. ويمكن أن يساعدك رصد هذه المقاييس ومقارنتها على مراجعة شؤونك المالية بشكل شامل وتحديد ما إن كانت هناك مشكلات تحتاج إلى معالجتها في الجدولة، فالهدف الفعلي لأي عمل هو زيادة الإيرادات، ولن يحدث ذلك إذا تضاءلت أرباحك بسبب عدم فعالية الجدولة والعمليات.
- تقارير الطلب عبر الإنترنت والتوصيل: أصبح الطلب عبر الإنترنت وخدمات التوصيل أمراً لا غنى عنه بالنسبة للمطاعم في عصرنا الرقمي الحالي، ولذلك ظهرت مؤخراً تقارير الطلبات عبر الإنترنت التي تزداد أهميتها ودورها في نجاح المطاعم بشكل مستمر.
توفر تقارير الطلبات عبر الإنترنت تحليلات حول سلوك العملاء، مثل معدلات التخلي عن استكمال الطلب وأوقات الطلب المفضلة، وبالتالي ستضمن لك هذه التقارير معلومات قيّمة عن المنصات التي يتردد عليها عملاؤك، الأمر الذي قد يجعلك تطوّر من استراتيجية التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، ويساعدك في التعرف على عملائك بشكل أفضل.
