مع استمرار انتشار فيروس كورونا في جميع أنحاء العالم، أصبحت الشركات تتساءل عن كيفية تأثير ذلك في أدائها، وكيف ستتمكّن من الحفاظ على استمرارية أعمالها؟، وما هي التغيرات التي ينبغي تطبيقها على موظفيها وعملائها؟.
ودفعت إجراءات الإغلاق كل من الشركات الصغيرة والكبيرة على الأخذ بعين الاعتبار خيار العمل عن بُعد واستخدام التكنولوجيا لأداء مهامها اليومية، بالإضافة إلى البحث عن أي بدائل ممكنة لمتابعة سير العمل على الوجه المعتاد. وقد يثير هذا التحوّل المفاجئ الشعور بالقلق وعدم اليقين، ولكنه أمر ضروري، فالتكنولوجيا هي الحل المثالي لمواجهة الظروف الراهنة. إذ يتوفر حاليّاً عبر الإنترنت العديد من الأدوات والبرمجيات التي تدعم الشركات وتمكّنها من الحفاظ على استمرارية أعمالها، أبرزها المؤتمرات عبر الفيديو وتقنيات مشاركة البيانات وأدوات التوظيف الإلكترونية وأنظمة إدارة الكفاءات والفعاليات الافتراضية وغيرها الكثير.
كان هذا التحوّل أقل تعقيداً للعديد من الشركات وخاصة تلك التي تعمل في مجال التكنولوجيا مثل وسائل الإعلام الرقمية ومزوّدي البرمجيات والشركات التي تعمل في مجال مواقع التواصل الاجتماعي وغيرها. في حين كان أكثر تعقيداً للشركات التي تعتمد طبيعة عملها على التواجد الشخصي مثل المطاعم ومتاجر البيع بالتجزئة والوكالات الحكومية وغيرها.
ولكن مع ذلك، من الضروري أن تبدأ الشركات والمؤسسات عبر كافة القطاعات باستخدام الأدوات والتقنيات عبر الإنترنت، وذلك للتغلّب على التحديات الاقتصادية والمالية التي قد يسببها فيروس كورونا. فتماماً كما تقوم المدن والبلدان بالإغلاق التام للحد من انتشار الفيروس، يجب على الشركات والمنظمات والحكومات أيضاً الاستعانة بالأدوات التي تحد من الاتصال الجسدي لضمان استمرارية الأعمال.
إليك في هذا السياق بعض الأدوات والاستراتيجيات التي تتيح للشركات مواصلة أعمالها في ظل الظروف الراهنة:
1- تقنيات البحث عن الكفاءات عبر الإنترنت:
إذا كنت تتساءل عن كيف يمكنك توظيف الكفاءات في ظل عمليات الإغلاق، فالحل هو تقنيات التوظيف عبر الإنترنت. فمن خلال التكنولوجيا الحديثة، يمكن إتمام مراحل التوظيف بالكامل عبر الإنترنت ودون أي اتصال جسدي مع المرشّحين.
يمكن من خلال تقنيات البحث عن السير الذاتية والإعلانات الوظيفية المتوفرة عبر الإنترنت، توظيف الكفاءات بسرعة وسهولة، حيث يمكن لخبراء التوظيف الإعلان عن وظائفهم الشاغرة واستخدام أدوات تصفية المتقدمين والتواصل معهم بسهولة عبر الإنترنت. يمكن استخدام هذه التقنيات في أي وقت ومن أي مكان، إلى جانب إمكانية تعاون فريق العمل في أداء المهام، وذلك عبر تنظيم السير الذاتية في ملفات وإضافة ملاحظات وتعليقات إليها.
2- مقابلة المرشّحين وتقييمهم دون اتصال جسدي:
تشعر بعض الشركات بالقلق حيال قدرتها على تقييم المرشّحين في ظل الأوضاع الراهنة، حيث تتطلب هذه الخطوة عادة مقابلة المرشحين شخصياً أو إخضاعهم لاختبار داخل المكتب. ويمكن إجراء هذه الخطوة أيضاً بالكامل عبر الإنترنت دون أي اتصال جسدي.
وتتيح منصة «أيفاليوفاي» (Evaluefy) للشركات بتقييم مهارات المرشّحين عبر الفيديو بطريقة سهلة وسريعة، حيث يمكن إرسال أسئلة التقييم لأكثر من مرشح في الوقت عينه. وبعد أن ينتهي المرشحون من تسجيل إجاباتهم عبر الفيديو، يقوم خبراء التوظيف بتقييمها ومناقشتها لمعرفة الإمكانات الحقيقية لديهم. إلى جانب ذلك، يمكن استخدام الاختبارات المتوفرة عبر الإنترنت وإرسالها للمرشحين للإجابة عليها.
3-الفعاليات الافتراضية:
لقد أدى انتشار فيروس «كوفيد-19» إلى إلغاء أو تأجيل المؤتمرات والمعارض التجارية ومعارض التوظيف وغيرها من الفعاليات في كافة أنحاء العالم. ولكن بفضل التكنولوجيا لا يزال بإمكانك إجراء فعاليتك عبر الإنترنت. وتتيح منصة «في فيرز» (vFairs) للشركات والحكومات والجامعات حول العالم تنظيم الفعالية واستخدام التكنولوجيا الحديثة لتنفيذ عملياتها والاجتماع بالأشخاص حول العالم دون أي اتصال جسدي.
4- تقنيات تأهيل وتدريب الموظفين الجدد:
بعد أن يتم إيجاد المرشّح المثالي وتوظيفه، يمكن أن تتم عملية تدريبه عبر الإنترنت في بيئة آمنة تماماً. ولا شك في أن هذه العملية تتطلب الكثير من التنسيق واستخدام البرمجيات وإتاحة الوصول للبرامج المحددة وغيرها، ولكن بفضل التكنولوجيا يمكن إتمام جميع هذه الأمور بطريقة بسيطة وفعّالة.
وتتيح منصة «آفتر هاير» (Afterhire) على سبيل المثال للشركات مواجهة فيروس كورونا، وذلك عبر أتمتة عملية تأهيل وتدريب الموظفين الجدد بأكملها، حيث يمكنها متابعة تقدّم الموظفين الجدد، والتنسيق بين مختلف الأقسام وحماية أمن المعلومات وإتاحتها للأشخاص المصرّح لهم برؤيتها فقط، بالإضافة إلى تخزين بيانات الموظفين الجدد بطريقة أكثر سهولة وفعالية من الطرق التقليدية.
5- إدارة الموظفين عن بُعد:
قد تبدو إدارة فريق عمل أو قسم أو شركة بأكملها أمراً مرهقاً في البداية، ولكنها قد تصبح في غاية الفعالية في حال تم استخدام الأدوات والاستراتيجية المناسبة. وهذه هي بعض الأدوات التي تساعدك على التواصل بانتظام مع فريق العمل وإدارته بفعالية:
* تقنيات التواصل: احرص على توفير أدوات المحادثة لكافة الموظفين في شركتك، مثل برمجيات «هانج أوتس» و«تيمز» و«سلاك» و«واتس آب».
* تقنيات مشاركة البيانات: إن مشاركة البيانات مع الموظفين ضروري لإنجاز مهام العمل، لذا احرص على إتاحة وصول كافة الموظفين للبيانات المهمة عبر استخدام الأدوات المناسبة مثل «جوجل درايف»، و«دروببوكس» وغيرها.
* الاجتماعات عبر الفيديو: من الضروري أن تتواصل مع فريق عملك بشكل منتظم، كما لو أنك موجود معهم في المكتب. يمكنك تنظيم الاجتماعات عبر الفيديو لإجراء جلسات العصف الذهني وتبادل الملاحظات والآراء ومتابعة تقدم العمل بشكل يومي، حيث يتوفر العديد من الأدوات التي تتيح لك القيام بذلك مثل «سكايب» و«هانج أوتس» و«زووم».
* تقنيات إدارة المشاريع: قد تصبح الأمور معقدة للغاية عند العمل على مشاريع تجمع بين أكثر من فريق عمل، لذا من الضروري توفير تقنيات إدارة المشاريع لجميع موظفيك مثل «تريلو» و«أسانا» و«جيرا» وغيرها.
