في دراسة استطلاعية حول ما الذي يجعل المديرين التنفيذيين أكثر ظهوراً وانطلاقاً، تبيّن أنّ مَن لديه إمكانات للعمل بفعالية كعضو في فريق عمل، ورؤية الأشياء من وجهة نظر الآخرين، والتعامل مع الخلافات والنزاعات بمسؤولية، وبناء علاقات وتواصل مرن مع موظفيه، ويستطيع القيام باستجابة مناسبة للموقف، هو المدير المؤثر.
وهذا يعني أنّ هناك اختلافاً واضحاً بين المدير ذي سلطة الإدارة ورهبتها التقليدية، وذاك المدير الذي يتمتع بدبلوماسية التواصل ويعمل وفق الآليات التالية:
1- التيقظ لكلّ تقصير واستدراك المواقف التي قد تحدث فيها الانحرافات المحتملة، ثم العمل على إزالة أسبابها.
2- الحرص على بناء النظم الإدارية ليسهل تطبيقها، لأنّ عملية بناء هذه النظم تشكل 80% من متطلبات الأداء الجيِّد، وليس الابتسامات وعبارات الكياسة، مع أنّها مهمة، إلّا أنّ مصلحة العمل لها الاعتبار الأوّل، وأهم من ذلك تطوير هذه النظم دائماً نحو الأفضل، لأنّ هناك قاعدة تقول: مَن لا يتحسن باستمرار يسوء.
3- التبصّر للأخطاء والتحسّب لها عند كلّ تقصير، والعمل على إصلاحها باهتمام، ثم البحث عن سبب حدوث هذه المشكلة، بحيث لا يكرر أحدهم نفس الخطأ ثانية، وفي سبيل ذلك يمكنك عقد اجتماعات أسبوعية لتقييم مستوى الأداء، أو طلب اجتماعات طارئة لمناقشة المشكلات المتكررة، داعياً إليها كلّ العاملين، كي تجمع المعلومات الكافية، وكي تستطيع مع الوقت أن تحدد مواطن الخلل واتجاهات هذه المشكلات.
4- أنت في الطريق الإداري الصحيح عندما تنجز ما قررته، وعندما تثني على موظفيك لما قاموا به، أو تشاركهم شؤون وشجون الإدارة، فذلك يجعلهم يقدرون هواجسك، ويحبون مواقعهم، لا لأنّك تسأل عن العمل، بل لأنّك مهتم بهم شخصياً.
5- التطوير المستمر ضروري جداً، في حال أردت أن تحافظ على مركزك، وهناك عدة طرق لتطوير الذات، ومنها أن تعي موقعك، وأن تدرس منافسيك، وتعرف ما يفعله مَن يماثلونك في ميادين العمل، لذلك استقص وابحث واسأل واطلع على ما يجري في عالمك ليس المهني فحسب، وإنما الاجتماعي والسياسي والاقتصادي.
6- حدد مستويات عالية لأداء الخدمة، وواصل رفعها بمجرد الوصول إليها، إذ إن ما تعده جيِّداً قد لا يبقى كذلك إلى الأبد، لذا خذ العبرة من نمط عمل الفرق الرياضية، التي تقاوم كلّ تغيير لتحتفظ بالبطولة، وبين تلك التي تواصل القيام بتبادل اللاعبين وضم لاعبين جُدد لتحسين الأداء.
7- لا يمكنك أن تدير عملاً ممتازاً بمتوسطي الكفاءة، فلكي تكون الأفضل، يجب أن تجد «الكفاءات»، وتذكر أيضاً أنّه لا يمكن أن يستمر موظف كفء في ظل إدارة «عبثية». فيما كشفت دراسة حديثة أجراها أطباء في جامعة «بيكينغهام»، جنوب إنجلترا، عن أنّ الرؤساء في العمل الذين لا يحظون بحب موظفيهم، بسبب معاملتهم غير المنصفة أو غير المنطقية، يمكن أن يسببوا رفع ضغط الدم لدى موظفيهم بشكل كبير، ما يعرضهم لخطر الإصابة بالنوبات القلبية أو الجلطة الدماغية، وبيّنت هذه الدراسة أيضاً، بناءً على تجارب وملاحظات عينية على العاملات في المجال الصحّي، أنّ رئيس العمل المنصف، هو الشخص الذي يستمع إلى المشكلات، ويتجاوب مع الاقتراحات، ويتمتع بالثبات على الموقف والحياد، لهذا يقول الباحث الأمريكي «بيتر برادشو»، أستاذ السلوك المؤسسي، إنّ السرّ لإيجاد بيئة يشعر فيها العاملون بأهميتهم لنجاح الشركة، هو أن تزدهر بينهم وبين إدارة الشركة أربعة عوامل رئيسية:
1- الإنجاز: يجب أن يُقاس عمل الفرد، موضوعياً، من قبل الإدارة، مقابل أهداف وضعت له، على أن يرتبط هذا الإنجاز بحوافز مادّية ومعنوية.
2- الاهتمام: يجب أن تسمح بيئة العمل بوجود الاحترام لكلّ مَن يعمل في المؤسسة، مهما كان دوره.
3- السلطة: يجب أن تشجّع الإدارة روح الاستقلالية والتميّز، بشكل ينسجم مع قيم العمل، فقد يقترح كثيرون، من خلال نطاق عملهم، ما يرونه أسلوباً أفضل لإدارة المواقع التي يشغلونها، وكلّ موظف يجد «الانطلاق»، فمن المتوقع أن يكون تأثيره في تطوير أسلوب العمل واضحاً.
4- القيم والمبادئ: يجب أن تُراعى في أي مؤسسة مستويات أخلاقية، لهذا تجتهد مؤسسات كثيرة في اختيار موظفيها ممن تتوافق قيمهم مع قيم العاملين وتوجهات الشركة ككلّ، تجنباً لأي مطبات.
وبشكل عام، ولكي تستطيع القيام بالإدارة على أكمل وجه، عليك أن تضع نفسك في موقع «حلّال المشكلات»، لا في موقع من يخلقها، ومن الأفكار التي تساعدك على ذلك:
* لا تقدم أبداً أي انتقاد، أو تطرح أي مشكلة، دون تقديم مقترحات للحل، ومن الممكن مثلاً أن تقول: إنّ خطوط هواتفنا دائماً مشغولة، ويشتكي بعض عملائنا من صعوبة الاتصال بنا، إنّ ما أقترحه هو إضافة خطين للقسم، وقد بحثت في الكلفة ووجدت أنّها ممكنة.
* تأكد من أنّ مقترحاتك وأفكارك تصب في مصلحة المؤسسة.
* تجنب استخدام كلمة «الإدارة» للإشارة إلى بعض القواعد أو النظم أو التقارير الصادرة أثناء مواجهتك الموظفين، كأن تقول: إنّ الإدارة لا تسمح بالقيام بكذا وكذا، يكره الموظفون سماع مثل هذه التعابير.
* تحدّث بشكل مختصر وهادف عن المشكلة المطروحة، واترك المجال للاستماع والإصغاء بعناية وطرح أسئلة الاستفسار بالشكل المناسب، فهي بدورها مداخل نحو الإجابات التي نريدها.
ومن موقعك وإن كنت مديراً فذاً والرجل المناسب في المكان المناسب، عليك أن تسعى لبناء علاقات مهنية واجتماعية دائماً، وبمجرد أن تجد مستشارين جيّدين تمسك بهم، فالاستشاريون تزداد منفعتهم مع الزمن نتيجة ما يقدمونه لك، ولكن لا تجعل رأيهم يحل محل رأيك، إنما استعن بهم للحصول على أفكار وأخبار ونصائح. وغالباً ما تكون لدى هؤلاء خبرة، ومروا بالعديد من المشكلات التي تواجهها أنت الآن ويعرفون الحل المناسب لها.
كن حلّالاً للمشكلات لا خالقاً لها:
1- لا تنتقد أو تطرح مشكلة دون مقترحات لحلها
2- تأكد من أنّ مقترحاتك تصب في مصلحة المؤسسة
3- لا تستخدم كلمة «الإدارة» للإشارة إلى وظيفتك
