لدينا اجتماع عمل! إنها جملة ارتبطت دائماً بالضجر والملل، إذ لا نفكر حينها إلّا في متى سينتهي هذا الاجتماع، ولنتنفس الصعداء بعد الانتهاء منه.. هكذا هو حال أغلب الاجتماعات، أليس كذلك؟ بل غالباً ما يكون فشل هذه الاجتماعات، نتيجة لإخفاق قائد الاجتماع نفسه.
عندما يكلف أحدنا بقيادة اجتماع، تنتابنا الرهبة قلقاً أن تكون نتيجة الاجتماع مثل سابقاتها من اجتماعات، ولكن هل تعلم أنّ قيادة هذه الاجتماعات أمر مسل عند البعض، وأنّ من السهل جذب انتباه كل من في الاجتماع؟
إليك في هذا السياق مجموعة من النصائح لاجتماع مثمر:
1 - حدد أهمية الاجتماع
لا تكتفِ عند عقد اجتماع أن يكون من باب العادة أو مظهراً من مظاهر الإدارة، ولكن اسأل نفسك هل هذا الاجتماع مهم بالفعل، وهل سيضيف أشياء جديدة وفعالة لتطوير وتنمية مسيرة العمل، أم لقاء ممل وروتيني ويمكن الاستغناء عنه؟ فإذا كان اجتماعك يمكن الاستغناء عنه، فببساطة لا تعقده الآن، فالاجتماعات المتكررة، التي لا فائدة منها عادة، تكون سبباً رئيسياً في ضجر من حولك والاستخفاف بهذه الاجتماعات.
ومن الأمور المستحبة حتى يكون الاجتماع ناجحاً أن يكون هدفه واضحاً، وأن تكون هناك ضرورة لعقده، ولا توجد وسيلة أُخرى لتوصيل موضوع الاجتماع إلّا عن طريقه.
2 - جهز نفسك جيداً
لا تترك شيئاً يمر من بين يديك بشكل غير مدروس في الاجتماع، لضمان نجاح اجتماعك وقيادتك له بالأسلوب الأمثل، وذلك من خلال كتابة النقاط المهمّة في أجندة، وتغطية كل الأمور المراد إنجازها، وراجع كل أدواتك، فمثلاً إن كان يحتاج الاجتماع لأجهزة توضيحية مثل الأجهزة السمعية أو البصرية، فعليك مراجعة الأسلاك والتوصيلات جيداً، وتأكّد من وجود الأوراق والأقلام اللازمة أمام الحضور، قبل البدء بفترة.
3 - لا تدع شيئاً للصدفة
حاول إيجاد البدائل، في حال حدوث أي ظرف طارئ، قد يهدّد بانقطاع الاجتماع أو إلغائه، فمثلاً وجود مولد كهربائي إضافي في حال انقطاع الكهرباء، أو وجود جهاز توضيحي إضافي.. قم بنسخ أهم نقاط اجتماعك على وسيلة أُخرى حفاظاً عليها من الضياع، وأرسل الموضوع العام للمدعوين قبل الاجتماع بفترة كافية، واهتم بترتيب الحضور، ويمكنك ذلك من حيث أهمية تفاعلهم في الاجتماع، فمثلاً يكون مساعدك في الشرح إلى جهتك اليسرى، والمسؤول عن إعدادات الأجهزة التوضيحية إلى جهتك اليمنى.
4 - ابدأ اجتماعك في موعده:
لا تأخّر اجتماعك، حتى وإذا لم يحضر الاجتماع إلّا فرد واحد، ولا تنتظر أحداً، وهذا تصرف عملي منك لإثبات قيادتك للاجتماع والتحكم فيه، ولا تجعل اجتماعك رهن ظروف باقي الحضور ورغباتهم.
5 - تفاعل مع الحضور
لا ينجح الاجتماع بسرد سبب الاجتماع وأهدافه فقط، وكأنّك في حصة مطالعة أو قراءة، فالغاية من الاجتماع هي المشاركة والتفاعل بين أعضاء المؤسسة الواحدة، للخروج بأفضل النتائج، ولتحقيق ذلك يمكنك توجيه الأسئلة إلى الحضور، حول أهم شيء قلته، أو ما هو هدف الاجتماع في محاولة للحصول على انتباههم وتفاعلهم. يمكنك الاستفسار عن آرائهم في المقترحات المقدّمة، وتشجيع إبداء الرأي، دون التحيّز لرأيك أو مقترحك إلّا أن يكون تحيّزاً موضوعياً، وإشعال جوّ الحماس، بأن يقدّم كلّ مشارك حلّا أو مقترحاً مختلفاً عمّا قيل للوصول إلى هدف الاجتماع، والتعقيب عليه بكلمة «ممتاز» أو «فكرة جيِّدة» أو «تفكير مبدع». وفي نهاية الاجتماع، يمكنك أن تطلب منهم أن يكتب كلّ شخص رأيه في المقترحات، التي طرحها الحضور والمقترحات الرئيسية، وتغطية أهم نقاط الاجتماع من وجهة نظره.
6 - التصرّف بصورة مناسبة
قد يحدث اختلاف في وجهات النظر، فمن الطبيعي عند النقاش والمشاورة وسماع آراء الآخرين، أن تختلف الآراء، أو قد تختلف آراء الحضور عن رأيك أنت، وقد يحدث أن يكون هذا الاختلاف سبباً في رفع الأصوات، محاولة من كلّ شخص لإثبات صحة رأيه وأنه هو الأفضل، لذا ففي هذا الموقف، يجب عليك أن تطلب من الجميع التزام الهدوء، وأن يكون صوتك حازماً ليس فيه لهجة الأمر.
عليك أن تنتظر لحظات قبل استكمال الحديث، كما يمكنك التذكير بالنقطة الرئيسية للخلاف وعرض جميع الآراء، وأخذ الموافقة على الآراء من قبل الأعضاء، عن طريق الاختيار، بموافق أو غير موافق. وإذا كانت وجهة نظر أحد غير واضحة، يجب أن تعطي مجالاً للتوضيح دون مقاطعة، ثمّ الخروج من الموقف بالموافقة على وجهة نظر واحدة، وذلك بإجماع الكلّ عليها.
7 - اهتم بلغة الجسد
عندما تقود اجتماعاً يجب أن تستحوذ على اهتمام كلّ من حضر، فاهتم بنبرة صوتك ولا تجعلها واحدة رتيبة، بل غيّر نبراتك من الارتفاع إلى الانخفاض، وتحكم فيها بما يناسب الكلام. وأيضاً انظر لمن حولك، واجعل بينكم تواصلاً بالنظر، حتى يشعر باهتمامك به، ووزّع نظراتك على كلّ مَن في المكان، بحيث لا يقتصر نظرك على أقرب الناس إليك في المقاعد، بل انظر للجميع. لاحظ مَن حولك جيِّداً، فإذا ظهر على أحدهم الملل أو عدم التركيز، يمكنك مبادرته بالسؤال حتى يستعيد انسجامه وتركيزه، ويفضّل ألا تستخدم يديك بصورة مبالغ فيها أثناء الشرح، حتى لا تشتت مَن حولك بالنظر إلى حركات يديك السريعة أو البطيئة جدّاً أو الكثيرة وغير المبررة، بل حاول أن توظّف حركاتك في توصيل فكرتك، دون المبالغة في الاستخدام، وحاول أن تجعل يديك بجانبك أغلب الوقت.
8 - تحكم في إدارة الاجتماع
لا تعطِ الفرصة لأحد حتى يقود اجتماعك، بل كن أنت القائد، واعطِ لكلّ شخص فرصته في الكلام، ولا تجعل أي شخص يأخذ فرصة الآخر في الحديث أو عرض وجهة نظره، وتعلّم متى توقف الكلام في الأمور الفرعية، وتجعل التركيز في سياق الاجتماع وعدم البُعد عنه.
كيف تنهي اجتماعك؟
قبل نهاية الاجتماع، يجب التنبيه على أمر مهم، هو كما بدأت الاجتماع في الموعد المحدّد، يجب إنهاؤه في الموعد المحدّد أيضاً، وهذا يتطلّب تقسيم الوقت وترتيب مراحل الاجتماع فمثلاً يجب أن تحدد مدد:
المقدّمة وشرح سبب الاجتماع.
الدخول في صلب الاجتماع وعرض المقترحات.
السماح بالمشاركة، ووضع حدّ أقصى لها.
نهاية الاجتماع والكلمة الختامية.
ويجب أن تلخص في نهاية الاجتماع، ما عُرض ونُوقش فيه مع التركيز على أهم النقاط المطروحة والقابلة للتنفيذ، كما يمكنك اقتراح مشاركة الحضور بكتابة أهم ما طرح في الاجتماع، والتعليق عليه من وجهة نظرهم، حتى تكتشف مدى نجاحك في الاجتماع وإمكانيتك في قيادته وجذب الانتباه، وأن تستفيد من خلاصة الآراء، بعد طرح كل الاقتراحات القابلة للتنفيذ.
